Privacyverklaring De Vrijplaatscoach

De Vrijplaatscoach is de handelsnaam van het coachingsbedrijf van Alexandra van Smoorenburg. Zij is de Functionaris Gegevensbescherming en is te bereiken via info@devrijplaatscoach.nl. Bij het verlenen van diensten verwerkt De Vrijplaatscoach je persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is opgesteld om je te informeren hoe wij met je persoonsgegevens omgaan.

Algemeen

De Vrijplaatscoach biedt jou een vrijplaats: een veilige plek. Dus ook los van wettelijke voorschriften was je privacy bij ons al voor 100% gegarandeerd. De reden daarvoor is dat volledige privacy een basisvoorwaarde is voor zinvolle en integere coaching: je moet alles kunnen vertellen en je daarbij volledig veilig kunnen voelen omdat je weet dat de informatie niet wordt gedeeld. Ook van het feit dat je cliënt bij ons bent (geweest) worden buiten jouw toestemming om geen mededelingen gedaan aan derden.

 

Dit betekent concreet dat alles wat je vertelt of op schrift aan ons verstrekt (per mail e.d. of van hand tot hand) nooit met anderen zal worden gedeeld, tenzij je daar specifiek en expliciet toestemming voor geeft. Denk bij dit laatste aan een eventuele rapportage aan je werkgever.

De normale gang van zaken bij ons is trouwens dat niet wij, maar jij zelf de rapportage(s) deelt met je werkgever, met een afschrift naar De Vrijplaatscoach. Zodat je zoveel mogelijk zelf de regie over de informatiestroom hebt en precies weet wat er inzake het coachingtraject in het personeelsdossier terecht komt.

 

Een uitzondering op het niet verstrekken van gegevens aan derden is als er sprake is van strafbare feiten. Daar is op grond van de wet een meldplicht voor.

 

Bij het bewaren (‘verwerken’) van gegevens zorgt De Vrijplaatscoach voor goede beveiliging (o.m. door dubbele authenticatie en data-encryptie) en verder voeren wij een minimalistisch beleid: gegevens niet meer / langer dan nodig en niet onnodig online of in de Cloud bewaren. Gegevens worden zoveel mogelijk lokaal in een afgesloten ruimte bewaard.

De wet AVG die vanaf 25 mei 2018 van kracht is

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) van kracht. Daardoor geldt in de hele Europese Unie dezelfde privacywetgeving. De AVG geldt voor veel dienstverleners en zeker ook voor coachingsbedrijven omdat deze nu eenmaal noodzakelijk en vaker dan incidenteel persoonsgegevens verwerken. De AVG wordt in Nederland gehandhaafd door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en houdt een aanscherping in van de hiervoor al bestaande privacywetgeving. Onder meer is er een uitbreiding en versterking van privacyrechten, moeten dienstverleners een duidelijk en zinnig privacybeleid hebben en zijn zij verplicht hierover transparant te communiceren. Heel kort samengevat: als dienstverlener moet je een goed privacyverhaal hebben. Meer algemene informatie over de AVG is onder meer te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgevens.

 

Hieronder informeren wij je in detail over onze omgang met je persoonsgegevens. Die gedetailleerdheid is nodig omdat de AVG transparantie vereist en daarbij een grote precisie bij het vermelden van welke gegevens hoe en met welke rechtvaardiging worden verwerkt.

Het gebruik van persoonsgegevens door De Vrijplaatscoach

Wij verkrijgen je persoonsgegevens van jouzelf, bijvoorbeeld de gegevens die je aan ons verstrekt via email, telefoon en app of die je persoonlijk op schrift overhandigt. Daarnaast geeft soms een werkgever al gegevens door. Wij accepteren daarbij alleen gegevens die ook aan jou bekend (mogen) zijn; we werken nooit met geheime gegevens over jou.

Bijzondere Persoonsgegevens

Tijdens de coaching kunnen allerlei bijzondere persoonsgegevens en aspecten van jou aan de orde komen, onder meer omdat je die zelf vermeldt in gesprekken, in een reflectieverslag, in een CV, of in schriftelijke thuisopdrachten. Dit brengt mee dat we een of meer van de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

  • NAW-gegevens
  • contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
  • gegevens betreffende het dienstverband of arbeidsverleden
  • gegevens betreffende privé omstandigheden en overtuigingen, waarbij mogelijk bijzondere persoonsgegevens worden gedeeld over bijvoorbeeld je geloofsovertuiging, godsdienst, ras, seksuele leven, lidmaatschap van een vakbond, je gezin, strafrechtelijk verleden
  • gegevens betreffende gezondheid / ziekmeldingen
  • functionele mogelijkheden en belastbaarheid
  • CV (met daarop soms een pasfoto en Burgerservicenummer)
  • gespreksverslagen (door coach)
  • reflectieverslagen (door coachee)
  • gegevens in rapportages van De Vrijplaatscoach
  • correspondentie per mail, app, sms, enz.
  • betaalgegevens

Doeleinden en grondslagen

Wij mogen jouw persoonsgegevens alleen maar verwerken als daar reden voor is. De specifieke doeleinden waarvoor we jouw persoonsgegevens verwerken zijn:

  • het verzenden van ons E-zine Van Conflict naar Groei (uitsluitend met je toestemming)
  • de mogelijkheid te bieden een account aan te maken in onze webshop
  • het desgevraagd verschaffen van inlichtingen, maken van afspraken en onderhouden van contact
  • het bieden van een coachingtraject
  • het verbeteren van onze dienstverlening
  • het beheer van ons cliëntenbestand
  • het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning en het afhandelen van de betaling
  • een rapportage voor zover overeengekomen
  • de registratie, administratieve afhandeling en verzorging van deelname aan de Opleiding tot Conflictcoach
  • het nakomen van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld ten aanzien van de Belastingdienst
  • het kunnen voeren van verweer in geval van een klacht (dit is nog nooit voorgekomen)

Deze gegevens zijn nodig om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst en om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld de bewaarplicht voor de belastingdienst. Ook verwerken we persoonsgegevens omdat De Vrijplaatscoach daar gerechtvaardigde belangen bij heeft. Deze gerechtvaardigde belangen zijn:

  • het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van onze dienstverlening
  • de bescherming van onze financiële belangen
  • de verbetering van onze diensten
  • het voorbereid zijn op een eventuele klachtprocedure (nog nooit voorgekomen)

Tot slot mogen we sommigen bijzondere persoonsgegevens alleen maar verwerken als we daar je nadrukkelijke toestemming voor hebben. Indien dit aan de orde is zullen we daar expliciet en schriftelijk toestemming voor vragen.

Hoe lang we de persoonsgegevens bewaren

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens verzameld werden.

 

Contactgegevens voor het ontvangen van het E-zine bewaren wij zolang we daartoe jouw toestemming hebben. Elk E-zine biedt de mogelijkheid je uit te schrijven.

 

Als coachee ontvang je aan het eind van het traject het volledige digitale klantdossier met daarin al onze gespreksverslagen, jouw reflectieverslagen en de rapportages. Wij zelf bewaren jouw klantdossier na afloop van het traject nog maximaal 2 jaar, voor het geval er een klacht zou komen en we het dossier daarvoor nodig hebben (is nog nooit gebeurd). Na twee jaar wordt je klantdossier verwijderd met uitzondering van de rapportages: deze worden geanonimiseerd bewaard, om redenen van onderzoek en ontwikkeling.


Bepaalde gegevens zoals betaalgegevens moeten wel langer bewaard worden, vanwege de fiscale bewaarplicht.

Delen van persoonsgegevens met derden

Je persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt, behalve in het geval:
• je hier expliciet en op basis van de inhoud toestemming voor geeft
• dit nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst
• voldaan moet worden aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld jegens de belastingdienst)

Doorgifte van je gegevens buiten de EER

De EER is de Europese Economische Ruimte, bestaande uit de landen van de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Je persoonsgegevens kúnnen buiten de EER worden verwerkt; meer in het bijzonder in de VS. Dit komt door het gebruik van Gmail en Google Drive. Om het gebruik van deze diensten veilig te houden zijn concrete waarborgen getroffen. Ten eerste werkt De Vrijplaatscoach met dubbele authenticatie. Daarnaast geldt dat doorgifte van gegevens plaatsvindt op grond van het EU-VS Privacy Shield omdat Google hierbij is geregistreerd. En ten slotte voeren we het beleid om gegevens zo min mogelijk en in ieder geval zo kort mogelijk online te bewaren.

Cookies

Onze website maakt gebruik van functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. De Vrijplaatscoach gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. De cookies van Google Analytics, die ook je IP-adres vrijgeven, worden bij ons geanonimiseerd en zijn dus niet meer tot jou herleidbaar. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

Je kunt je internetbrowser zo instellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Zie voor een toelichting over cookies en wat je er mee doet de website veiliginternetten.nl. 

Je gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om een verzoek te doen tot inzage van je persoonsgegevens. Na ontvangst van je verzoek ontvang je binnen 1 maand een overzicht van je persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kun je verzoeken je gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

Ook kun je mij verzoeken om overdracht van je persoonsgegevens of kun je bezwaar aantekenen tegen de verwerking van je persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van je persoonsgegevens kun je sturen naar De Vrijplaatscoach. Je kunt hiervoor de contactgegevens op deze website gebruiken.

Om misbruik van deze rechten te voorkomen vragen wij je, bij indiening van je verzoek je te identificeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet dan niet om op de kopie je BSN én pasfoto onleesbaar te maken. Je kunt hier bijvoorbeeld de ‘KopieID’ app voor gebruiken.

Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens door De Vrijplaatscoach, laat dit dan vooral aan mij weten. Mocht je er met mij niet samen uitkomen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij je gegevens beveiligen

Wij vinden het belangrijk dat je persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang tot je persoonsgegevens. Daarom hebben we passende beveiligingsmaatregelen genomen: we werken met dubbele authenticatie (inloggen met degelijk wachtwoord èn een steeds wisselende code) en encryptie. Voorts hanteren we het uitgangspunt dat gegevens zoveel mogelijk lokaal (dus niet online en in de Cloud) in een afgesloten ruimte worden bewaard. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@devrijplaatscoach.nl

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 15 mei 2018.

De Vrijplaatscoach kan deze privacyverklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd.