Blog van 'n conflictbevrijder

Timing is alles bij feedback geven!

Wil je een sterk team opbouwen, dat goed samenwerkt, zet dan met regelmaat ‘rondje feedback’ op de agenda van het werkoverleg. Alle feedback, zowel positief als negatief, is goud waard! Begin deze goede gewoonte echter met een weinig bedreigende vorm. Immers, feedback ontvangen en geven is voor veel mensen maar een enge bedoening. Bouw de intensiteit dus rustig op: varieer met de vorm, geef er een keer een speelse draai aan, en bewonder en bescherm teamleden die zo moedig zijn om eerlijk aan te geven wat er in hen omgaat!     

Mensen zijn nogal eens bang dat een rondje feedback betekent dat ze een lading shit over zich heen gaan krijgen. Om dit misverstand uit de wereld te helpen is het van belang vooraf de bedoeling van feedback goed toe te lichten. Het doel van feedback geven is dat bepaalde zaken verbeteren, liefst op zo kort mogelijke termijn. Het gaat dus niet om wat men niet wil, maar om wat men wel wil (bereiken) met elkaar. Wat dat betreft zouden we beter van feedforward dan van feedback kunnen spreken!

Betekent dit dat je je team vraagt om elkaar alleen maar positieve feedback te geven? Nee dus. Dat is een mooie eerste stap, maar ook de pijn moet benoemd kunnen worden. Als er 'mot' is binnen het team, gaan mensen trouwens niet mee met een opzet die alleen maar ruimte biedt aan positiviteit. Wil je je team meekrijgen vooruit te kijken, zul je ook ruimte moeten maken voor kritisch terugkijken cq de beleving. Anders voelen mensen zich niet gezien en haken ze af. Begin echter nooit gelijk met het uitnodigen van allerlei heftige emoties! Timing is alles. 

Maar hoe weet je nou of je team klaar is voor negatieve feedback geven en ontvangen?  Schep eerst een veilige sfeer en start met een laagdrempelige, positieve werkvorm. Met andere woorden: safety first! 
Een veilige sfeer creëer je op drie niveaus: 
Mentaal: vraag je teamleden zelf de voordelen van feedback geven te verwoorden (oprechtere verhoudingen, meer onderling begrip, persoonlijke groei. plezieriger samenwerken, een sterk team). 
Technisch: geef wat eenvoudige aanwijzingen aangaande het geven van ik-boodschappen in plaats van jij-boodschappen 
Emotioneel: vraag je team om toestemming voor deze verdiepingsslag! Is er duidelijk weerstand, respecteer deze en dring niet aan! Als je het tenminste een begin wilt maken met het creëren van veiligheid... Realiseer je dat je een derde partij nodig hebt om aan herstel van het vertrouwen te gaan werken. 

Okay, hieronder een mogelijke opbouw om de weerstand organisch te doen smelten.   

1) 0 graden feedback (zelfreflectie)

Geef mensen optimale controle door te beginnen met zelfreflectie. Maar dan wel in het openbaar. Vraag eenieder dus om 'en plein public' op zichzelf te reflecteren en stel daarbij de volgende vraag centraal: ‘Wat denk jij dat de anderen van jouw werk vinden?’

Spreek van te voren een maximaal aantal minuten af, bijvoorbeeld 5 of 7 minuten. Niet te kort, want dan komt het niet los. Als er stiltes vallen, laat dit gewoon gebeuren. Geeft niet; van binnen gebeurt er van alles en vertrouw er maar gewoon op dat het precies gaat zoals het moet gaan. Respecteer de innerlijke klok van mensen. 

Het beste is als je zelf de kop afbijt. Dat schept vertrouwen. Geef daarna het stokje door aan het volgende teamlid, totdat iedereen geweest is. Zorg ervoor dat iedereen gedurende datzelfde overleg aan de beurt komt.

2) 90 graden feedback (positieve feedback)

Vraag je teamleden om één voor één een kwartslag te draaien en tegen hun buurman of -vrouw te linkerzijde te vertellen waarin deze volgens jou goed is. De hele groep luistert dus mee. Stimuleer degene die aan het woord is om voorbeelden te noemen. Reken van te voren uit hoeveel tijd er per persoon is, zodat iedereen aan de beurt komt.

NB Soms vinden mensen het lastig om iets positiefs over hun collega te zeggen, bijvoorbeeld als er kort daarvoor iets naars is gebeurd. Erken deze mogelijkheid en vraag mensen om voor dit moment over deze schaduw heen te stappen. ‘Beloof ‘ dat er momenten komen, dat ook ‘de pijn’ benoemt mag worden.   

3) 180 graden feedback (negatieve feedback) 

Vraag je teamleden om tweetallen te vormen, die oog-in-oog tegenover elkaar gaan zitten, dus 180 graden. 

De feedbackgever geeft feedback op basis van de 5 G’s: 1) het Gedrag waar ze moeite mee hebben, 2) het Gevoel dat dit bij hen oproept, 3) waar het hen om Gaat 4) de Gevolgen die het gedrag op hen heeft en 5) het Gewenste gedrag.  

De ontvanger wordt verzocht niet gelijk te reageren, maar slechts te luisteren en aantekeningen te maken. Deze worden nadat beiden aan de beurt zijn geweest met elkaar geevalueerd. Dit om eventuele misverstanden uit de weg te ruimen en het samen goed af te hechten. Laat mensen elkaar bedanken aan het eind voor de oprechte feedback.  

Voorbereiding. Een belangrijke spelregel bij mn negatieve feedback is: alléén ik-boodschappen geven. Dit vergroot de kans dat de boodschap goed ontvangen wordt. Licht deze communicatietechniek vantevoren goed toe en geef wat voorbeelden. Geef mensen daarna wat tijd om hun kritiek op de ander even rustig om te zetten in ik-boodschappen, alvorens deze mondeling met de ander te delen.

4) 360 graden feedback (feedback van de groep)

Tot slot een oefening voor gevorderden! Als je dit van je team vraagt, moet je absoluut bereid zijn om zelf de spits af te bijten vind ik. Je kunt ook overwegen om het op basis van vrijwilligheid te doen. Komt ie:

 
Eén persoon neemt onder luid applaus plaats op de Hot Chair en nodigt zelf de anderen uit om zowel positieve als negatieve feedback te geven op zijn of haar functioneren (niet op de persoon!). Herinner het team vooraf aan het geven van ik-boodschappen. Signaleer en stop de sessie als dit onverhoopt toch mis gaat. Bewaak dat mensen elkaar heel laten! 

Voor de ontvanger geldt de spelregel om niet in de verdediging en niet in de tegenaanval te gaan. De opdracht is: te blijven luisteren en doorvragen. 

Pas nadat iedereen (die wil) geweest is - deze interval is belangrijk ivm verwerking - vraag je aan de eerste hoe hij of zij het ervaren heeft. Het is nu de beurt aan de groep om zijn mond te houden, of anders gezegd: het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat er nu alsnog discussie ontstaat! Ga dan door met de volgende.

Sluit bij elke persoon af met de vragen: ‘Kun je iets met de feedback die je gekregen hebt? Is er iets wat je hierbij nodig hebt?’

Check aan het eind of het voor iedereen voldoende afgehecht is. Geef aan dat als er achteraf nog vragen ontstaan, jouw deur openstaat... 

NB Als er aan het eind een uitgelaten stemming heerst is het proces goed verlopen :). Ik zou zeggen: sluit de laatste sessie af met iets gezelligs. Dat heeft iedereen wel verdiend! 

© Alexandra van Smoorenburg

PS Ik zou het gaaf vinden om terug te horen als je met bovenstaande feedback oefeningen aan de slag bent gegaan met je team! 

Gerelateerde blogs

Verbindend feedback geven met het Vrijplaats® Feedback Tool 

Meer invloed door vragen stellen

Wie heeft er gelijk? Een geintje van een god (metafoor)

Hoe reageer jij op kritiek