Blog van een conflictbegeleider

Voorkom zo dat feedback geven omslaat in ruzie (do's en don'ts)

Voorkom zo dat feedback geven omslaat in ruzie (do
04-01-2022 12:55

Een collega feedback geven kan flink mis gaan. Het komt er namelijk nogal op aan hoe je iets zegt. Bij de meeste mensen gaat het al mis bij de intro. Gelijk met je irritatie komen gaat zeker niet werken, want daarmee druk je de ander in de verdediging, maar al te omzichtig formuleren werkt net zo min! Sterker nog: de meeste feedback komt totaal niet aan.

Begin je feedback nooit zo: 

"Neem het niet persoonlijk hoor, maar …" Hoezo, niet persoonlijk? Feedback geven is persoonlijk. Je valt toch over het handelen van diegene die je aanspreekt? Ga dat dan niet ontkennen.

"Ik heb het gevoel dat jij …/ Ik vind dat jij …"  Als je ruzie wil, moet je dat zeggen. Door met interpretatie of hard oordeel te komen schiet de ander geheid in de verdediging. Benoem gewoon de feiten en laat je oordeel achterwege.

"Ik ben maar gewoon eerlijk hoor, maar …"  Hoezo? Ben je normaal niét eerlijk dan?

"Het is misschien een kleine opmerking hoor, maar …"  Onhandig, want zo maak je het voorval al op voorhand klein terwijl het je wel irriteert.

"Doe ermee wat je wil, maar …"  Klinkt vrijgevig, maar je legt de loper uit voor je collega om niks met je opmerking te doen …

"Sorry dat ik het zeg, maar …"  Vraagje: hoe serieus neem jij jezelf als je dit zegt? Waarom zou je je moeten verontschuldigen voor jouw feedback?

"Hoe vond je het zelf?"  Duh. En stel je collega zegt “prima!”; dan is het gesprek meteen ten einde!

Hoe de onaangename boodschap dan wel over te brengen?

Heel kort: reageer niet gelijk, bereid je voor, wees aardig èn duidelijk! Hieronder meer uitleg: 

 

1. Wacht tot na het vervelende moment (maar niet te lang!)

Geef je feedback liever niet in de ‘heat of the moment’, want dan zeg je veel te snel verkeerde dingen. Kalmeer jezelf eerst, bespreek het eventueel met een buitenstaander (niet met een andere collega!), slaap er een nachtje over en kom er op een geschikt moment rustig en met de juiste woorden op terug.

 

2. Zorg voor een goede inbedding en beperk je tot één onderwerp

Geef serieuze feedback niet in de wandelgangen, maar maak een afspraak met dat doel, zodat die ander er niet door overvallen wordt. Want dat zou jij ook niet prettig vinden, toch? Geef in je uitnodiging duidelijk aan wat je intentie is met het gesprek en over welk feit of gedrag je wil praten. Krijg je daar een akkoord op, en de ander begint er tijdens het gesprek toch allerlei andere dingen erbij te halen, dan kun je dit gemakkelijk stoppen: we hadden afgesproken het hier-en-hier over te hebben; als je het ook over dat andere wilt hebben, kunnen we daar wat mij betreft een andere afspraak over maken. Anders wordt het gesprek al gauw onvruchtbaar.

 

3. Plaats de feedback in een positief kader

Is het eenmaal zover, begin dan niet gelijk te vertellen waar je last van hebt, want daarmee lok je alleen maar uit dat de ander in de verdediging schiet of gaat ontkennen en is de kans groot dat je niks gaat bereiken. Het is aan jou ervoor te zorgen dat je feedback ontvangen kan worden.

 

4 manieren om ervoor te zorgen dat jouw feedback ontvangen kan worden: 

Gebruik één of meer van de volgende intro's: 
1) toon begrip voor de handelwijze van de ander (laat zien dat je je verplaatst hebt in de ander)

2) benadruk je (positieve) intentie of doel (= inspelen op wij-gevoel / gezamenlijke toekomst)

3) benoem welke behoefte van jou in de knel kwam (= je kwetsbaar opstellen)
4) benoem welke waarde van jou in de knel kwam (= begrip creëren voor jouw beleving)

 

Door aan te geven dat je wil praten in het kader van bijvoorbeeld goede afstemming, meer begrip voor elkaar, herstel van het vertrouwen, uit respect voor elkaars tijd, meer te bereiken samen, etc., plaats je het gesprek in een ruimer perpspectief en ben je minder bedreigend voor het ego van de ander. De kans op een goed verloop van het gesprek is dan vele malen groter. 

 

4. Wees duidelijk en benoem zaken in de juiste volgorde

Wees duidelijk, formuleer neutraal en bouw het gesprek in de juiste volgorde op, daarmee haal je veel ruis weg. Voor kleinere dingen kun je als volgorde de bekende 4 G’s gebruiken: 1) Gedrag (of feit), 2) Gevoel 3) Gevolg en 4) Gewenst.

 

Ligt het gecompliceerder, begin dan vooral met wat er zo belangrijk voor je is. 

1) 'Wat voor mij belangrijk is, is... ; daardoor voelde ik me ... >>>
2) benoem je beleving (die dan begrijpelijk wordt voor de ander);
3) je mogelijke eigen aandeel in de zaak
4) wat je in de toekomst wil voorkomen
5) wat je graag wil
6) wat je nodig hebt van de ander
7) benoem zo nodig je wisselgeld 
8) maak afspraken

 

Bereid dit goed van te voren voor, zodat je het helder hebt voor jezelf. Maar daarmee ben je er niet. Denk van te voren in beide gevallen ook na over het volgende:

 

5. Bereid je voor op tweerichtingsverkeer!

Een goed gesprek gaat niet alleen over wat jij wil, denkt en voelt, maar ook over de ander. Dus denk niet alleen na over wat jij wil inbrengen, maar bereid ook wat oprechte en open vragen aan de ander voor. Met goede vragen kweek je gelijk een hoop goodwill. Verplaats je voor de juiste vragen in de schoenen van de ander. Je kunt vragen naar wat voor de ander belangrijk is, naar de omstandigheden, naar informatie die de ander ter beschikking had, naar diens beleving.
NB Pas op met vragen als: ‘Waarom deed je dat?’ Dat komt al gauw beschuldigend over.

 

Met deze instructie moet je eruit kunnen komen. Met nog één advies: wacht niet te lang met feedback geven! Want hoe langer je wacht, hoe meer de irritatie oploopt. En voor je het weet praat je er dan met een andere collega over, toch? Niet doen. Het kan zich zo maar tegen je keren (dat men jou als roddelaar/'toxic' gaat zien). Dus rol je mouwen op, maak die afspraak en ga het doen. Er is niets wat meer oplevert en jou sneller doet groeien dan het oplossen van een conflict! 

 

aleXandra
conflictbevrijder

 

NB Durf je dit niet, bel me dan. Meestal heeft jouw systeem daar een hele goede reden voor en valt er iets te leren, helen en bevrijden. Weet je welkom. 

 

Gerelateerde artikelen

 
Vond je dit artikel de moeite waard? Reageer, like of deel het!  

 

reacties  0 reacties reageren

Doorbreek je angst voor het geven van negatieve feedback

06-03-2018 13:56

Vind jij het ook zo eng om mensen aan te spreken op ongewenst gedrag? Dat is niet zo gek, want blijkbaar zijn we daar allemaal nogal slecht in. Ik leg het uit in deel 2 van de serie 'Voorbij werkstress en werkdruk'. Maar ik hoef je niet uit te leggen dat het erg handig is om voorbij deze angst te komen. En gelukkig ligt de eerste en belangrijkste stap heel dicht bij! Check de video.

 

Duur video: 12 minuten

 

Gerelateerde artikelen

Casus Help, ik durf het conflict niet aan te gaan, mei 2014

Blog Bouw feedback geven rustig op. Vier werkvormen, mrt 2014

Blog Verbindend feedback geven met het Vrijplaats Feedback Tool, dec 2013

Serie Voorbij werkdruk en werkstress 1: Omgaan met gevoelens van leegte, feb 2018

 

btn_e-zine

Vond je dit artikel de moeite waard? Reageer, like en deel het!