Blog van een conflictbegeleider

Voorkom zo dat feedback geven omslaat in ruzie (do's en don'ts)

Voorkom zo dat feedback geven omslaat in ruzie (do
04-01-2022 12:55

Een collega feedback geven kan flink mis gaan. Het komt er namelijk nogal op aan hoe je iets zegt. Bij de meeste mensen gaat het al mis bij de intro. Gelijk met je irritatie komen gaat zeker niet werken, want daarmee druk je de ander in de verdediging, maar al te omzichtig formuleren werkt net zo min! Sterker nog: de meeste feedback komt totaal niet aan.

Begin je feedback nooit zo: 

"Neem het niet persoonlijk hoor, maar …" Hoezo, niet persoonlijk? Feedback geven is persoonlijk. Je valt toch over het handelen van diegene die je aanspreekt? Ga dat dan niet ontkennen.

"Ik heb het gevoel dat jij …/ Ik vind dat jij …"  Als je ruzie wil, moet je dat zeggen. Door met interpretatie of hard oordeel te komen schiet de ander geheid in de verdediging. Benoem gewoon de feiten en laat je oordeel achterwege.

"Ik ben maar gewoon eerlijk hoor, maar …"  Hoezo? Ben je normaal niét eerlijk dan?

"Het is misschien een kleine opmerking hoor, maar …"  Onhandig, want zo maak je het voorval al op voorhand klein terwijl het je wel irriteert.

"Doe ermee wat je wil, maar …"  Klinkt vrijgevig, maar je legt de loper uit voor je collega om niks met je opmerking te doen …

"Sorry dat ik het zeg, maar …"  Vraagje: hoe serieus neem jij jezelf als je dit zegt? Waarom zou je je moeten verontschuldigen voor jouw feedback?

"Hoe vond je het zelf?"  Duh. En stel je collega zegt “prima!”; dan is het gesprek meteen ten einde!

Hoe de onaangename boodschap dan wel over te brengen?

Heel kort: reageer niet gelijk, bereid je voor, wees aardig èn duidelijk! Hieronder meer uitleg: 

 

1. Wacht tot na het vervelende moment (maar niet te lang!)

Geef je feedback liever niet in de ‘heat of the moment’, want dan zeg je veel te snel verkeerde dingen. Kalmeer jezelf eerst, bespreek het eventueel met een buitenstaander (niet met een andere collega!), slaap er een nachtje over en kom er op een geschikt moment rustig en met de juiste woorden op terug.

 

2. Zorg voor een goede inbedding en beperk je tot één onderwerp

Geef serieuze feedback niet in de wandelgangen, maar maak een afspraak met dat doel, zodat die ander er niet door overvallen wordt. Want dat zou jij ook niet prettig vinden, toch? Geef in je uitnodiging duidelijk aan wat je intentie is met het gesprek en over welk feit of gedrag je wil praten. Krijg je daar een akkoord op, en de ander begint er tijdens het gesprek toch allerlei andere dingen erbij te halen, dan kun je dit gemakkelijk stoppen: we hadden afgesproken het hier-en-hier over te hebben; als je het ook over dat andere wilt hebben, kunnen we daar wat mij betreft een andere afspraak over maken. Anders wordt het gesprek al gauw onvruchtbaar.

 

3. Plaats de feedback in een positief kader

Is het eenmaal zover, begin dan niet gelijk te vertellen waar je last van hebt, want daarmee lok je alleen maar uit dat de ander in de verdediging schiet of gaat ontkennen en is de kans groot dat je niks gaat bereiken. Het is aan jou ervoor te zorgen dat je feedback ontvangen kan worden.

 

4 manieren om ervoor te zorgen dat jouw feedback ontvangen kan worden: 

Gebruik één of meer van de volgende intro's: 
1) toon begrip voor de handelwijze van de ander (laat zien dat je je verplaatst hebt in de ander)

2) benadruk je (positieve) intentie of doel (= inspelen op wij-gevoel / gezamenlijke toekomst)

3) benoem welke behoefte van jou in de knel kwam (= je kwetsbaar opstellen)
4) benoem welke waarde van jou in de knel kwam (= begrip creëren voor jouw beleving)

 

Door aan te geven dat je wil praten in het kader van bijvoorbeeld goede afstemming, meer begrip voor elkaar, herstel van het vertrouwen, uit respect voor elkaars tijd, meer te bereiken samen, etc., plaats je het gesprek in een ruimer perpspectief en ben je minder bedreigend voor het ego van de ander. De kans op een goed verloop van het gesprek is dan vele malen groter. 

 

4. Wees duidelijk en benoem zaken in de juiste volgorde

Wees duidelijk, formuleer neutraal en bouw het gesprek in de juiste volgorde op, daarmee haal je veel ruis weg. Voor kleinere dingen kun je als volgorde de bekende 4 G’s gebruiken: 1) Gedrag (of feit), 2) Gevoel 3) Gevolg en 4) Gewenst.

 

Ligt het gecompliceerder, begin dan vooral met wat er zo belangrijk voor je is. 

1) 'Wat voor mij belangrijk is, is... ; daardoor voelde ik me ... >>>
2) benoem je beleving (die dan begrijpelijk wordt voor de ander);
3) je mogelijke eigen aandeel in de zaak
4) wat je in de toekomst wil voorkomen
5) wat je graag wil
6) wat je nodig hebt van de ander
7) benoem zo nodig je wisselgeld 
8) maak afspraken

 

Bereid dit goed van te voren voor, zodat je het helder hebt voor jezelf. Maar daarmee ben je er niet. Denk van te voren in beide gevallen ook na over het volgende:

 

5. Bereid je voor op tweerichtingsverkeer!

Een goed gesprek gaat niet alleen over wat jij wil, denkt en voelt, maar ook over de ander. Dus denk niet alleen na over wat jij wil inbrengen, maar bereid ook wat oprechte en open vragen aan de ander voor. Met goede vragen kweek je gelijk een hoop goodwill. Verplaats je voor de juiste vragen in de schoenen van de ander. Je kunt vragen naar wat voor de ander belangrijk is, naar de omstandigheden, naar informatie die de ander ter beschikking had, naar diens beleving.
NB Pas op met vragen als: ‘Waarom deed je dat?’ Dat komt al gauw beschuldigend over.

 

Met deze instructie moet je eruit kunnen komen. Met nog één advies: wacht niet te lang met feedback geven! Want hoe langer je wacht, hoe meer de irritatie oploopt. En voor je het weet praat je er dan met een andere collega over, toch? Niet doen. Het kan zich zo maar tegen je keren (dat men jou als roddelaar/'toxic' gaat zien). Dus rol je mouwen op, maak die afspraak en ga het doen. Er is niets wat meer oplevert en jou sneller doet groeien dan het oplossen van een conflict! 

 

aleXandra
conflictbevrijder

 

NB Durf je dit niet, bel me dan. Meestal heeft jouw systeem daar een hele goede reden voor en valt er iets te leren, helen en bevrijden. Weet je welkom. 

 

Gerelateerde artikelen

 
Vond je dit artikel de moeite waard? Reageer, like of deel het!  

 

reacties  0 reacties reageren

Een vredige kerst: tips om voorbij het verwijt te komen

Een vredige kerst: tips om voorbij het verwijt te komen
12-12-2014 18:12

Decembermaand feestmaand? Niet voor Karien. Ze vindt het maar een rottijd. ‘Ik trek me dan terug’, zegt ze: ‘Als een hond die stil in zijn mandje ligt te wachten tot het over is.’ 

‘Wat doet er zoveel pijn?’ vraag ik.
Ze haalt haar schouders op en fluistert bijna: ‘Alles eigenlijk….

Dat ik nog steeds alleen ben. Dat ik nog steeds geen promotie heb gemaakt op mijn werk. Dat ik niet kan terugvallen op mijn familie. Dat vrienden me zielig vinden en me daarom uitnodigen …

Ik haat het gewoon, die vreselijke liedjes en zogenaamd gezellige kerstsfeer. Ik ga me er super alleen en mislukt door voelen. Meestal begin ik al twee weken voor de kerst met series kijken, dat helpt,’ zegt ze. 

‘Heus?’, vraag ik.

‘Ach’, schokschoudert ze.

 

Karien is een zachtaardige vrouw van 34 jaar, die echter boordevol verwijt zit. Ze uit zich moeizaam. Uiterlijk toont ze zich meegaand, maar van binnen zijn er veel kritische en boze stemmen. Ze heeft een allesdoordringend gevoel er eigenlijk niet bij te horen en altijd maar naast de pot te piesen. Ik krijg de indruk dat ze bepaalde verwijten koestert, wat ik besluit met haar te delen. In het gesprek dat daarop volgt komt ze erachter dat ze dit doet omdat het haar houvast geeft. De verwijten en de boosheid maken dat ze haar verdriet minder voelt. Het laatste wat ze wil is afglijden in een totale depressie.
‘Okay’, zeg ik, ‘dat snap ik, heel legitiem, maar heb je in de gaten wat deze strategie je kost?’

‘Nou?’ vraagt ze.
‘Laten we het onderzoeken', zeg ik.

 

Lang verhaal kort: Karien deed een Conflicttransformatietraject en ging met de ‘verwijtencyclus’ in haar hoofd aan de slag. Haar grootste blokkade bleek uiteindelijk niet de angst voor depressie, maar de angst om haar zelfrespect te verliezen als ze ontrouw zou zijn aan haar normen. Dit weerhield haar ervan haar verwijten los te willen laten. Ze ontdekte echter dat er, voorbij haar normbesef, een waarde lag die ze nog belangrijker bleek te vinden: haar eigen innerlijke vrede. Door zich aan dit inzicht over te geven ging Karien eindelijk aan de slag met het oplossen van een aantal conflicten in haar leven. Blij verrast was ik dan ook toen ik afgelopen week een vrolijk kaartje van haar ontving, met daarop haar plannen voor de aankomende kerstweek!

 

Tot zover Karien, nu naar jou. Kijk ook jij bepaald niet uit naar de kerstdagen omdat je bepaalde mensen dan niet uit de weg kunt gaan? Ben je bang voor je eigen of andermans scherpe tong, vooral nadat er wat drank is geschonken? Misschien is het dan een goed idee om je een beetje voor te bereiden. Hierbij een paar tips om voorbij het verwijt te komen:

 

Stap 1 : Krijg je verwijt helder
Praat vantevoren met iemand over je verwijt en probeer de kern ervan te pakken te krijgen. Als je het in één kort zinnetje kunt samenvatten, los van emotionele superlatieven en de 'literaire inkleding', kun je door naar de tweede stap.

 

Stap 2: Zelfreflectie
a) Heb je ditzelfde verwijt vaker?
Zo ja, maak een lijstje van vroegere 'slachtoffers' van ditzelfde verwijt.
b) Is dit (verwijt) iets wat je jezelf ook wel eens verwijt? Of iets wat je zelf ook kent, maar jezelf ten strengste verbiedt?   

 

Stap 3: Spoor de achterliggende vraag en behoefte op
a) Achter elk verwijt zit een vraag. Wat heb je nodig van de ander?
b) Formuleer wat je graag zou willen
 

Stap 4: Bedenk wat jouw aandeel is

Vraag je af in hoeverre jij onbereikbaar, vaag, of agressief bent in je communicatie met de ander. En wat jij zou kunnen of willen doen om de ander tegemoet te komen.   

 

Stap 5: Ga het gesprek aan op een moment dat zich daarvoor leent (wacht liever niet tot het kerstdiner) Vertel de ander wat je dwarszit en hoe je het graag anders zou willen. En vraag ook hoe de ander erin staat. Een goed gesprek is altijd tweerichtingsverkeer! 

 

Zalig kerstfeest!

 

© Alexandra van Smoorenburg

 

Gerelateerde blogs

Mijn collega's vergeven? Ammehoela!, oktober 2014 

Over weerstand en acceptatie, september 2014

Hoe word je gelukkig?, september 2013

Wrrraak!, juni 2013

 

 

Geef wat positieve energie terug met een reactie, like of tweet!